Основното обещание на ERP е, че ще направи служителите по-продуктивни и бизнеса ви по-ефикасен. Това се случва по два механизма. Първо, ERP системата автоматизира различни бизнес процеси, което ги прави по-ефикасни. Второ, тя интегрира тези автоматизирани процеси така, че да могат да работят заедно. Интеграцията е решаваща: тя позволява на различните отдели, системи и функции вътре в компанията по-добре да комуникират и да споделят информация. В допълнение, комбинацията от автоматизация и интеграция носи и други специфични ползи. Най-общо те са свързани с намаляване на разходите, увеличаване на приходите, пестене на време и други подобрения. Някои от тях се измерват лесно, други по-трудно, но дори ако количественото измерване на ползите е трудно, те могат да са много ценни. Списъкът по-долу посочва редица потенциални ползи, които може да очаквате от внедряването на ERP система.

 

По-добър контрол на инвентара като части, материали, техника и оборудване: ERP системата ви позволява по-добре да следите наличността и  „движението“ на всяка позиция, която имате в склада или в друга локация. Вече няма да се налага да поддържате по-големи количества на склад за евентуални неочаквани нужди. Тази полза е особено привлекателна за компании, имащи бизнес в областта на производство, индустриални услуги и продажби, където поддържането на складови наличности е решаващо. ERP системата може да ви предостави много повече данни от количеството и мястото на една позиция. При нетрайните стоки например, вие следите срока на годност. При големи стоки като превозни средства и оборудване ERP системат ви помага да следите параметри като гаранции, амортизации и графици за поддръжка.

 

Намалява времето за извършване на рутинни административни задачи: Интегрираните модули, които обменят информация, намаляват нуждата служители ръчно да въвеждат данни, и същите данни повторно да се въвеждат или да се препращат. Така се намалява времето, необходимо за администартивна работа, а също и техническите грешки. Като последствие се намаляват и разходите на време и ресурси за коригиране на грешките. Общият резултат е, че служителите работят по-ефикасно и са по-продуктивни.

 

По-добър контрол върху разходите: Автоматизирането на процеса „купуване“ с интегрирана ERP система може да спести и пари, и време. Мениджърите имат възможност да окрупняват поръчките и така могат да се възползват от отстъпки и други изгодни търговски схеми. Пести се и време като се ускоряват дейностите, свързани с избиране, поръчване, одобрение и плащане на покупките.

 

Намаляване на времето „от поръчката до доставката“: Интегрираните софтуерни решения намаляват закъсненията при производството, продажбата и доставката на продуктите. Това дава възможност по-скоро да се получи и съответното заплащане, а също се намаляват и разходите в процеса на транзитиране на стоките. Намаляването на времето за доставка спомага и за друга полза от инсталирането на ERP система: подобрени отношения с клиентите. Това подобрение може по-трудно или по-лесно да се измери и оцени, но няма съмнение, че то е една от най-важните ползи от внедряването на ERP система.

 

По-ефикасни услуги и поддръжка за клиентите: Интеграцията на системите за автоматизиране на процесите подобрява поддръжката за клиенти по няколко начина. Тя позволява на служителите много лесно и бързо да проследят продукти, които трябва да се поправят или сменят. Дава по-бърза и по-точна информация за частите, които са необходими за поправка или подмяна на продуктите, налични ли са на склад и къде са. В резултат се намалява времето, което служителите трябва да отделят за обслужване на клиентите, като този ефект е измерим и може да бъде значителен. Потенциалните ползи от по-ефикасното обслужване са съществени и важни.

 

По-добра цялостна „видимост“ и контрол: С различните интегрирани и автоматизирани модули, предоставящи данни към основния финансов софтуер, мениджърите разполагат с много информация. Те могат да видят къде са финансовите и процесуални критични точки. Могат да определят кои процеси и операции са най-ефективни. Те могат по-обективно да оценят каква възвръщаемост имат различните технически, маркетингови или стратегически инициативи. Този задълбочен поглед им дава възможност да са по-продуктивни и да създават по-добри дългосрочни планове.

 

Повишена отговорност: С повишената „видимост“, която ERP осигурява, ръководителите могат не само да видят къде са необходими подобрения, но също и да формулират кой да бъде отговорен за тези подобрения. Могат да видят кои отдели не се справят добре с разходите или работят със забавяне към клиентите. Могат да видят къде има залежаване на стоки или части. ERP им дава подробна информация, от която се нуждаят за да възлагат отговорности повече въз основа на фактите, отколкото на инстинкта си.

 

Силно конкурентно предимство: Всички тези резултати от внедряването на ERP система засилват конкурентноспособността по много начини.