ERP (Enterprise Resource Planning) системите са предназначени да предоставят данни, които помагат на служителите и мениджърите да взимат по-добри решения (и да ги взимат по-бързо), да направят основните бизнес процеси по-ефикасни и да помогнат да се намалят разходите в една организация. В една комплексна ERP система, софтуерните решения стават все по-гъвкави и удобни за потребителите. Бързо се развиват и възможностите за „отдалечено“ инсталиране на системите, което позволява по-лесно внедряване. Въпреки това, ERP системите си остават скъпа и изискваща време инвестиция, която изисква сериозно планиране. Преди да можете да изберете ERP система, Вие трябва да обмислите вашите бизнес цели, какви ползи очаквате да получите от ERP системата и бизнес процесите, които искате да се интегрират в софтуерното решение. Следването на тези 10 златни правила ще Ви помогне да изберете ERP система за Вашата организация.

 

ERP системите са приспособени за различни организации на базата на броя на служителите и на конкретната индустрия. Решенията за средни по големина компании имат по-сложни и специфични възможности от тези за малки компании, а корпоративните системи са най-комплексни. Важно е да да изберете решение, което ще поддържа различни дейности във вашата организация, като счетоводство, финанси или складов мениджмънт. Някои ERP системи са тясно специализирани за определен вид производство например, и може да Ви предложат модули, от които Вие нямате нужда.

 

По принцип те се предлагат на по-ниски цени и по-лесно се внедряват от системите, реализирани на място. Но ERP системите по модела SaaS все още предлагат по-малко възможности за настройка, по-ниски нива на сигурност и контрол на данните.

 

Проверете колко клиенти имат, какво е финансовото им състояние и дали имат опит в индустрията, в която е вашият бизнес. Уточнете колко могат да разширят офертата си към вас, каква документация и инструкции за системата ще ви предоставят, как тяхното ERP решение може да се адаптира и разшири при разрастване на вашия бизнес. Не се притеснявайте да задавате трудни въпроси и да изисквате честни и професионални отговори.

 

Помислете не само за функциите, от които имате нужда в момента, а и за тези, които може би ще Ви потрябват след 6 месеца или 1 година. ERP системите са дългосрочна инвестиция. Вие имате нужда от софтуерно решение, което е достатъчно гъвкаво за да поддържа развиващите се бизнес процеси и нови инициативи във вашата организация, достатъчно мащабируемо, ако решите да включите допълнителни потребители. Трябва също да имате възможност да добавите към ERP системата и нови функционалности, ако са необходими за вашия бизнес в бъдеще.

 

Независимо дали ще изберете реализирана на място или „софтуер като услуга“ ERP система, тя може да създаде напрежение във вашата съществуваща инфраструктура. Реализираното на място ERP решение може да изисква закупуване на нов сървер. Софтуерът като услуга може да изисква по-добри он-лайн комуникации от тези, които имате в момента. Уверете се, че вашата инфрастуктура може да поеме ERP системата, която избирате.

 

ERP системата често се продава успоредно с CRM (customer relationship management) приложения. Решете дали планирате да разширите ERP с CRM или други модули и изберете доставчик, който може да го гарантира.

 

Помнете, че цената на ERP системата, реализирана на място или месечата такса за „софтуер като услуга“ е само първата сума. Реалната пълна цена на едно ERP решение включва също внедряване, персонализация, управленски услуги, обучение, възможно е също да имате нужда от допълнителна техника или дори от нови IT служители.

 

Много компании предлагат он-лайн демонстрации на техните продукти, но те не са достатъчно задълбочени. Срещнете се с продавача и участвайте в демонстрация на живо, което ще Ви позволи реално да прецените използваемостта на всеки модул в системата. Включете ваши служители от различни отдели, които ще използват ERP системата, да оценят доколко добре софтуерното решение би помогнало на бизнес процесите.

 

9. Помислете за ERP консултант.

Имайки предвид обхвата и цената на една ERP система, често е добра идея да се наеме независим ERP консултант, който да Ви помогне да определите вашите изисквания и да решите дали конкретна ERP система ги покрива. Но е изключително важно този консултант да бъде обективен, да бъде еднакво добре запознат с параметрите на предложените ви ERP системи и да има опит с ERP решения, внедрени във вашата индустрия, сфера на бизнес или вид организация.

 

ERP системите обикновено се продават като общ пакет, но не е нужно вие да ги купувате така. Вместо това можете да закупите само модулите (или услугите), от които имате нужда. Модулите в една ERP система се интегрират при внедряването им, независимо дали са включени при началната инсталация или няколко месеца по-късно.